ФНС разъяснила, как бизнесу перейти на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026

Федеральная налоговая служба опубликовала официальные разъяснения о переходе на обязательный электронный документооборот при перевозках. С 1 сентября 2026 года все участники транспортного процесса независимо от сферы деятельности должны оформлять перевозочные документы исключительно в электронном виде. Рассказываем, какие документы попадают под новые правила, как подготовиться к переходу и какие преимущества это даст бизнесу.

Что случилось

ФНС России напомнила, что с 1 сентября 2026 года вступают в силу требования Федерального закона от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. Закон устанавливает обязанность оформления перевозочных документов в электронном виде для всех участников транспортного процесса — от отправителей до получателей грузов.

Ведомство опубликовало подробные разъяснения о том, как бизнесу перейти на новые правила, какие шаги нужно предпринять и какие преимущества даёт электронный документооборот.

Какие документы переходят в электронный вид

С 1 сентября 2026 года следующие документы подлежат оформлению исключительно в электронном виде по форматам, утверждённым ФНС России:

• транспортные накладные — основной документ, подтверждающий заключение договора перевозки;
• заказы и заявки на перевозку грузов — документы, которые инициируют процесс перевозки;
• экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка;
• транспортная железнодорожная накладная — для перевозок по железной дороге;
• грузовая накладная для воздушных перевозок — для авиаперевозок грузов.

Все эти документы после оформления должны направляться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

В отдельных случаях, перечень которых определит Министерство транспорта РФ, допускается оформление документов на бумажном носителе. Но это будет скорее исключением, а не правилом.

Кого касаются новые правила

Обязательность внедрения транспортного электронного документооборота (ЭДО) распространяется на всех участников логистических цепочек, которые задействованы в перевозке грузов наёмным транспортом:

• отправителей грузов;
• получателей грузов;
• перевозчиков;
• экспедиторов.

Даже если компания только получает грузы и не инициирует перевозки, она всё равно участвует в электронном документообороте. В этом случае она подписывает третий титул в электронной транспортной накладной, подтверждая приёмку груза.

Как перейти на электронные перевозочные документы

ФНС предлагает чёткий алгоритм действий для бизнеса. Переход состоит из трёх основных шагов.

Шаг 1. Получить сертификаты электронной подписи

Руководителю организации или индивидуальному предпринимателю нужно получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Для сотрудников, которые будут подписывать документы, также требуются сертификаты КЭП, но с оформлением машиночитаемой доверенности (МЧД). МЧД подтверждает, что сотрудник имеет право действовать от имени компании.

Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО

Необходимо выбрать и подключиться к одному из аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Именно эти операторы обеспечивают передачу электронных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД.

Актуальный перечень таких операторов публикуется на официальном сайте Министерства транспорта Российской Федерации. Важно выбрать оператора из этого списка, иначе документы не будут считаться легитимными.

Шаг 3. Настроить доступ для сотрудников

После подключения к оператору нужно:

• предоставить доступ к сервису для сотрудников компании;
• назначить администратора системы;
• при необходимости подключить водителей, которые также могут участвовать в подписании документов.

ФНС рекомендует не откладывать переход на последний момент, а осуществить его заблаговременно. Это позволит бизнесу протестировать технологию, обучить сотрудников и подготовиться к обязательному применению нового порядка.

Какие преимущества даёт электронный документооборот

Переход на электронные перевозочные документы — это не просто новая обязанность, но и ощутимые выгоды для бизнеса. ФНС перечисляет несколько ключевых преимуществ.

Сокращение расходов. Компании экономят на обслуживании печатной техники, приобретении бумажных носителей и курьерских услугах. Для крупных логистических компаний, которые ежедневно оформляют тысячи документов, экономия может быть очень существенной.

Надёжное хранение. Документы хранятся в ГИС ЭПД и у операторов ИС ЭПД. Это исключает возможность их утраты, порчи или потери. Не нужно беспокоиться о том, что важная бумага затеряется в архиве или сгорит при пожаре.

Ускорение оплаты. По данным ФНС, оплата за перевозку ускоряется в среднем на 20 дней. Это происходит за счёт отсутствия необходимости направлять бумажный оригинал транспортной накладной грузоотправителю. Все документы мгновенно доступны в электронном виде.

Одновременная работа всех участников. Все стороны перевозки работают с единым документом в режиме реального времени. Любые изменения появляются синхронно у всех, что ускоряет взаиморасчёты и снижает риск ошибок.

Упрощение взаимодействия с контролирующими органами. Налоговая и другие надзорные ведомства получают упрощённый доступ к информации о перевозках и грузах. Это сокращает количество запросов в адрес бизнеса и делает проверки менее обременительными.

Что это значит для селлеров и фулфилмент-операторов

Для тех, кто работает с маркетплейсами, новые правила имеют прямое отношение. Сегодня многие селлеры и фулфилмент-компании при отправке товаров на склады Wildberries, Ozon и Яндекс Маркета используют транспортные накладные. Часто они ещё бумажные.

С 1 сентября 2026 года такой формат станет невозможным. Все документы, сопровождающие груз, должны быть электронными и подписанными квалифицированной электронной подписью. Это касается:

• отправки товаров поставщиками на склады маркетплейсов;
• доставки заказов покупателям через транспортные компании;
• обратных перевозок возвратов;
• взаимодействия с экспедиторами и перевозчиками.

Фулфилмент-операторам, которые ежедневно обрабатывают сотни отправлений, придётся перестроить внутренние процессы. Но компании, которые подготовятся заранее, смогут не только избежать проблем, но и получить конкурентное преимущество, предлагая клиентам более быстрый и прозрачный документооборот.

Селлерам, которые пользуются услугами фулфилмента, стоит заранее уточнить у своих партнёров, как они готовятся к переходу. Важно убедиться, что все документы будут оформляться корректно, иначе возможны задержки в поставках и проблемы с приёмкой товаров.

Что будет, если не перейти

Прямых санкций за отсутствие перехода на электронный документооборот в разъяснениях ФНС не указано. Но важно понимать: с 1 сентября 2026 года бумажные документы перестанут быть юридически значимыми для перевозок, подпадающих под новые правила.

Это значит, что при спорах с контрагентами или проверках контролирующих органов вы не сможете подтвердить факт перевозки, условия сделки или дату отгрузки. Для бизнеса, работающего с маркетплейсами, где каждая поставка должна быть документально подтверждена, это может обернуться серьёзными финансовыми потерями.

Коротко о главном

• С 1 сентября 2026 года все участники перевозок обязаны оформлять транспортные накладные и сопутствующие документы в электронном виде.
• Новые правила касаются отправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов.
• Для перехода нужно получить КЭП, подключиться к аккредитованному оператору ЭДО и настроить доступ для сотрудников.
• ФНС рекомендует готовиться заранее, чтобы протестировать технологию и избежать проблем.
• Электронный документооборот даёт бизнесу ощутимые преимущества: экономию, скорость, надёжность и удобство взаимодействия с контролирующими органами.
• Селлерам и фулфилмент-операторам важно проверить готовность своих партнёров и внутренних процессов к новым требованиям.

Мы в фулфилменте «От Иголки До Слона» внимательно следим за изменениями в законодательстве и уже готовимся к переходу на электронный документооборот. Если у вас есть вопросы о том, как новые правила повлияют на вашу логистику, или нужна помощь с оформлением документов — обращайтесь, обсудим вашу ситуацию и найдём решение.