С 1 сентября 2026 года все участники перевозок перейдут на электронные документы

Минфин и ФНС России утвердили новые правила: с 1 сентября 2026 года оформление транспортных накладных и других перевозочных документов станет обязательным в электронном виде. Изменения касаются всех участников логистических цепочек — отправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов. Разбираемся, что изменится для бизнеса и как подготовиться к переходу.

Что случилось

Региональное УФНС напомнило, что с 1 сентября 2026 года вступают в силу изменения, внесённые законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. С этой даты все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности обязаны оформлять перевозочные документы в электронном виде.

Новые правила распространяются на широкий перечень документов:

• транспортные накладные;
• заказы или заявки на перевозку грузов;
• экспедиторские документы;
• железнодорожные накладные;
• грузовые накладные при авиаперевозках.

В отдельных случаях, перечень которых определит Минтранс, всё же можно будет оформлять бумажные документы. Но это скорее исключение, чем правило — основная масса перевозок перейдёт в электронный формат.

Кого коснутся изменения

Обязательность внедрения транспортного электронного документооборота (ЭДО) коснётся всех, кто задействован в перевозке грузов наёмным транспортом:
(Что такое ЭДО? Ознакомиться)

• отправителей грузов;
• получателей грузов;
• перевозчиков;
• экспедиторов.

Даже если компания только получает грузы, она не освобождается от новых правил. В этом случае она не инициирует документооборот, но обязана подписывать третий титул в электронной транспортной накладной, подтверждая тем самым приёмку груза.

Обмен электронными перевозочными документами будет проходить через операторов ЭДО, аккредитованных Минтрансом. Это обеспечит единое правовое поле и контроль за движением документов.

Почему это важно для селлеров и фулфилмент-операторов

Для тех, кто работает с маркетплейсами и занимается логистикой, это серьёзное изменение. Сегодня многие селлеры и фулфилмент-компании используют бумажные накладные при отправке товаров на склады Wildberries, Ozon или Яндекс Маркета, а также при взаимодействии с транспортными компаниями.

С 1 сентября 2026 года такой формат станет невозможным. Все документы, сопровождающие груз, должны быть электронными и подписанными квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это касается и отправки товаров поставщиками, и доставки заказов покупателям, и возвратов.

Для фулфилмент-операторов, которые ежедневно обрабатывают сотни и тысячи отправлений, переход на электронный документооборот потребует серьёзной перестройки внутренних процессов. Но это и возможность: компании, которые успеют подготовиться, получат конкурентное преимущество.

Как подготовиться к переходу

ФНС и Минтранс предлагают чёткий алгоритм действий для тех, кто должен перейти на электронные перевозочные документы.

Шаг 1. Получить сертификат КЭП

Руководителю организации или индивидуальному предпринимателю нужно получить сертификат квалифицированной электронной подписи. Если документы будут подписывать сотрудники, им также потребуются сертификаты КЭП с оформлением машиночитаемой доверенности (МЧД).

Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО

Необходимо выбрать и подключиться к одному из операторов электронного документооборота, аккредитованных Минтрансом. Именно эти операторы обеспечивают передачу электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в государственную информационную систему ЭПД (ГИС ЭПД).

Шаг 3. Настроить доступ для сотрудников

После подключения к оператору нужно предоставить доступ к сервису сотрудникам, назначить администратора системы и, при необходимости, подключить водителей, которые также могут участвовать в подписании документов.

Шаг 4. Протестировать процессы

До 1 сентября 2026 года есть время, чтобы протестировать новые схемы работы в тестовом режиме, обучить сотрудников и отработать возможные ошибки.

Что будет, если не перейти

Хотя прямых санкций за отсутствие перехода на ЭДО в тексте закона пока не указано, стоит помнить: бумажные документы с 1 сентября 2026 года перестанут быть юридически значимыми для перевозок, подпадающих под новые правила. Это значит, что при спорах с контрагентами или проверках контролирующих органов вы не сможете подтвердить факт перевозки и условия сделки.

Кроме того, для многих видов бизнеса, особенно связанных с маркетплейсами, где каждая поставка должна быть документально подтверждена, отсутствие электронных документов может привести к сбоям в приёмке товаров и, как следствие, к финансовым потерям.

Что это значит для селлера на маркетплейсах

Если вы продаёте на Wildberries, Ozon или Яндекс Маркете и пользуетесь услугами транспортных компаний или фулфилмент-операторов, обратите внимание на несколько моментов.

Проверьте своих партнёров. Убедитесь, что перевозчики и склады, с которыми вы работаете, готовятся к переходу на электронный документооборот. Узнайте, к каким операторам ЭДО они подключены.

Подготовьте свои документы. Если вы сами выступаете отправителем или получателем груза, вам понадобится КЭП и доступ к сервисам ЭДО. Лучше сделать это заранее, а не в последний момент.

Обсудите процессы с фулфилментом. Если ваш фулфилмент-оператор занимается отправкой товаров от вашего имени, уточните, как будут оформляться документы с 1 сентября. Возможно, потребуется оформить доверенности или настроить интеграцию.

Не откладывайте. Чем раньше вы начнёте готовиться, тем спокойнее пройдёт переходный период.

Коротко о главном

• С 1 сентября 2026 года все участники перевозок обязаны оформлять транспортные накладные и сопутствующие документы в электронном виде.
• Изменения касаются отправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов.
• Даже если вы только получаете грузы, вам нужно подписывать электронные документы, подтверждая приёмку.
• Для работы потребуется квалифицированная электронная подпись и подключение к оператору ЭДО, аккредитованному Минтрансом.
• Переход затронет всех, кто работает с маркетплейсами и использует наёмный транспорт для перевозок.
• Готовиться лучше заранее, чтобы избежать сбоев в поставках и проблем с документами.

Мы в фулфилменте «От Иголки До Слона» внимательно следим за изменениями в законодательстве и уже готовимся к переходу на электронный документооборот. Если у вас есть вопросы о том, как новые правила повлияют на вашу логистику, или нужна помощь с оформлением документов — обращайтесь, обсудим вашу ситуацию и найдём решение.